Come leggere il bilancio di un hotel spiegato da un commercialista

Nella cinquantasettesima puntata del podcast Ospitalità 4.0 Edoardo e Marco affrontano il tema complesso della lettura di un bilancio di un’azienda ricettiva, insieme a Paolo Ferrucci Dottore Commercialista e revisore contabile.

L’albergatore è un imprenditore e da imprenditore non può prescindere dalla lettura dei dati per prendere delle decisioni.

Molti di questi dati sono presenti nel software gestionale PMS, ma un altro documento decisamente autorevole che dobbiamo prendere in considerazione è il bilancio.

L’art. 2195 del c.c. definisce l’imprenditore commerciale come “colui che svolge un’attività industriale diretta alla produzione di beni o di servizi”.

È chiaro quindi che l’albergatore, è a tutti gli effetti, un imprenditore e come tale deve organizzare la propria attività in modo puntuale, con la stessa ottica previsionale di come farebbe l’imprenditore di qualunque altra impresa.

Naturalmente, l’imprenditore commerciale si avvale nell’organizzazione dell’impresa di alcuni collaboratori sia autonomi sia subordinati. 

Tale attività può essere espletata sia da una persona fisica (imprenditore individuale), sia da un ente/società (imprenditore collettivo). 

Ci sono diverse vesti giuridiche adottabili con una conseguente tipologia di bilancio:

• Azienda agricole
• Azienda unipersonale 
• S.r.l. 

Società a Responsabilità Limitata – S.R.L.

Volendo concentrare la nostra attenzione sulla veste giuridica delle Società a Responsabilità Limitata, possiamo elencare gli adempimenti classici ai quali questa è solitamente sottoposta:

ADEMPIMENTI COSTITUZIONE

• costituzione con atto pubblico o scrittura privata (modello ministeriale in caso di S.r.l.s.);
• il capitale sociale deve essere almeno pari a 10.000 €, oppure a capitale ridotto pari almeno a 1 €);
• deve essere istituito un sistema di amministrazione (amministratore unico o più amministratori o consiglio di amministrazione);

DOCUMENTI OBBLIGATORI

• Tenuta della contabilità ordinaria;
• Tenuta dei registri obbligatori (operazioni attive e passive, beni ammortizzabili);
• Tenuta delle scritture contabili obbligatorie;
• Libro giornale;
• Libro degli inventari;
• Scritture contabili ausiliarie;
• Scritture ausiliarie di magazzino;
• Libri sociali obbligatori art. 2421 c.c.;
• Libro giornale;
• Libro degli inventari;
• Libro delle decisioni dei soci;
• Libro delle decisioni degli amministratori;
• Libro delle decisioni del collegio sindacale.

ADEMPIMENTI FISCALI E CIVILISTICI OBBLIGATORI

• Predisposizione e invio della dichiarazione dei redditi;
• Predisposizione e invio delle liquidazioni periodiche IVA (ove presente);
• Redazione dei verbali delle assemblee dei soci per la redazione del bilancio annuale;
• Predisposizione e deposito del Bilancio di esercizio in Camera di Commercio, comprensivo di Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa (salvo le eccezioni per le micro-imprese);
• Relazione sulla gestione o rendiconto di gestione, ove obbligatori;
• Predisposizione e deposito del Bilancio consolidato, nel caso di gruppi di imprese;
• Pagamento annuale del diritto camerale e della tassa di concessione governativa in Camera di Commercio.

Il bilancio evidenzia quindi la situazione economica, patrimoniale e finanziaria, della mia struttura ricettiva.

Il bilancio va quindi studiato sotto diverse “chiavi”:

• Finanziaria (incassi)
• Economica (volume di fatturato e analisi dei costi)
• Patrimoniale

Lo studio dei costi ed i ricavi della nostra attività ricettiva parte dal conto economico.

Bilancio e costi di un’azienda ricettiva come un hotel

I costi, in base alla loro natura e a come impattano sulla nostra attività, possono essere classificati come COSTI FISSI e COSTI VARIABILI.

Sono definiti come costi fissi quei costi che non variano al variare dei volumi prodotti (vendite), ovvero nel nostro caso, sono quei costi che non variano al variare del numero di ospiti e/o prenotazioni che avrò nella struttura. 

Sono quei costi che in ogni caso io sosterrò indipendentemente dalle vendite, e che quindi sono necessari per il mantenimento della struttura/attività permanente.

Ad esempio, il costo dell’affitto, il noleggio dei macchinari e la tassa di occupazione suolo pubblico sono costi fissi.

I costi fissi di una struttura alberghiera, sono quelli che prescindono dal tasso di occupazione delle camere e dal numero di prenotazioni ricevute.

Una presenza maggiore o minore di ospiti non cambia in nessun modo l’ammontare di queste spese, che vanno sostenute sempre. 

In questa categoria rientrano ad esempio:

• I costi per il personale fisso (stipendi, TFR, oneri sociali, etc.);
• I costi per il godimento dei beni terzi (canoni di locazione, affitti, noleggi, leasing, etc.);
• Manutenzione ordinaria;
• Riparazioni;
• Premi assicurativi;
• Quota fissa delle utenze;
• Costi di pubblicità online (sito web, campagne Google ADS, campagne Social ADS, presenza all’interno di siti referral);
• Costi di pubblicità offline (cartellonistica stradale);
• Costi della gestione e della manutenzione delle aree esterne e di quelle extra (piscina, aree ricreative e sportive, ecc…);
• Costi del servizio animazione (per Villaggi Turistici e Resort).

Sono definiti come costi variabili quelli che, nel loro ammontare complessivo, variano proporzionalmente al variare della quantità prodotte, ovvero nel nostro caso, sono quei costi che variano al variare del numero di ospiti e/o prenotazioni che avrò nella struttura. 

Ad esempio il consumo degli alimenti e vivande e i consumi di detersivo per la pulizia sono costi variabili.

I costi variabili sono quelli più importanti per la definizione della strategia di vendita e per la definizione della tariffa di partenza, cioè quella che va a coprire i costi variabili.

Per questo motivo è importante cercare di essere quanto più competitivi possibile e ogni riduzione che si potrà fare (sulle voci di costo variabile) permetterà di avere 2 vantaggi:

• avere più marginalità di copertura della quota costi fissi già dalla tariffa di partenza;
• avere più marginalità per partire con una tariffa di partenza più competitiva (se necessario).

I costi variabili di una struttura alberghiera sono invece quelli connessi al volume di vendita, e quindi strettamente dipendenti dal numero di prenotazioni ricevute e dalla presenza di clienti nella struttura.

All’interno di questa categoria rientrano:

• Le commissioni di vendita (commissioni riconosciute agli operatori o alle agenzie per l’intermediazione);
• Le commissioni POS (applicate per la transazione del pagamento con carta o bancomat);
• Le utenze per la quota consumo (acqua, energia elettrica, telefono soprattutto in caso di unità affittate diverse dalle camere);
• I costi di lavanderia e biancheria;
• I costi di pulizia, soprattutto se il servizio è appaltato a ditte esterne.
• Costi per la somministrazione dei materiali di consumo e degli alimenti.

Sarebbe buona prassi classificare i costi della propria attività, per poter poi procedere a delle analisi di breve e lungo periodo e valutare l’incidenza sulla redditività.

Quindi è evidente che, quando i ricavi diminuiscono i costi variabili si riducono, mentre i costi fissi rimangono costanti. Quindi un’attività che ha molti costi variabili soffre di meno, in termini di utili, le conseguenze di un calo di fatturato.

Nonostante questo, è anche vero che, quando il fatturato cresce le attività che hanno tanti costi fissi, ne beneficiano di più in termini di utili perché appunto i costi fissi, non variano all’aumentare delle vendite.

Il problema è che l’attività di una struttura ricettiva, ad alta intensità di costi fissi, per sopravvivere deve costantemente avere volumi molto vicini alla massima occupazione della struttura.

Attività “flessibile” o attività “rigida”:

Un’attività è può essere considerata “flessibile” o “rigida”:

• Flessibile, se prevalgono i costi variabili rispetto ai costi fissi; 
• Rigida, se invece prevalgono di più i costi fissi su quelli variabili.

Classificando il bilancio, in modo da evidenziare i costi in fissi e variabili, il costo totale sarà pertanto uguale alla somma, per ogni quantità, della quota di costo fisso e della quota variabile.

I costi in base alla loro natura, possiamo distinguere i costi in COSTI DIRETTI e COSTI INDIRETTI:

• Costi diretti, sono quei costi che direttamente e oggettivamente sono attribuibili all’unità prodotta, e quindi nel nostro caso quando offriamo il cliente ci richiede un servizio specifico, extra pernottamento/soggiorno, il costo che sosteniamo per offrire quel servizio, rappresenta un costo diretto (facchinaggio, trasporto personale con navetta, ecc..);
  
• Costi indiretti, sono quei costi che invece impattano in maniera indiretta, potendo ricondurli all’intera attività, ad esempio nel nostro caso, l’acquisto di particolari arredi per le aree comuni, rappresentano per noi un costo indiretto, non potendo ricondurli all’unico ospite che ne usufruisce, oppure i costi amministrativi e delle consulenze per la contabilità, o le utenze.

In base alla loro competenza e quindi alla loro riconducibilità di spesa, possono essere classificati come:

• Costi annui, per quelle spese che sono sostenute interamente nell’anno, e che sono riconducibili per competenza allo stesso anno in cui sono sostenute (ad esempio, un canone trimestrale da aprile a giugno per il noleggio di un macchinario);
  
• Costi pluriennali, per quelle spese che sono sostenute nell’anno ma che sono riconducibili per competenza a più anni (ad esempio, il costo per una polizza assicurativa con valenza da ottobre 2020 a ottobre 2021, sarà di competenza per i mesi da ottobre a dicembre dell’anno 2020, mentre sarà di competenza per i mesi da gennaio ad ottobre 2021 dell’anno 2021).

Per un imprenditore e per un’azienda riuscire a capire con esattezza quali e quanti sono costi sono fissi e quali invece sono variabili non è un’operazione sempre facile da fare.

Questa distinzione va condotta con l’aiuto di un consulente professionista che segue l’azienda da vicino e che sia in grado di unire i dati ed i numeri provenienti dal PMS con i numeri del bilancio. 

Solo in questo modo possiamo creare la nostra strategia tariffaria che sia costruita basandosi sui dati e non su impressioni o, ancor peggio, copiando quello che fanno i nostri competitor in termini di prezzo e tariffe.