Ottimizzare i processi operativi in hotel grazie alle “attività” di Slope

In un contesto alberghiero, dove l’efficienza e la precisione sono fondamentali, la gestione ottimale dello scambio di informazioni rappresenta un elemento cruciale per garantire un servizio impeccabile alla clientela.

A Slope abbiamo scelto di integrare nella suite software una nuova funzionalità che è stata chiamata “ATTIVITÀ“.

Le attività sono pensate per digitalizzare l’organizzazione dei processi operativi e migliorare la comunicazione tra membri del team e reparti.

Comunicare meglio in hotel grazie alle “Attività”

La funzionalità “Attività” è stata ideata per creare, assegnare e monitorare promemoria o richieste di intervento all’interno del gestionale per hotel.

Ogni attività è caratterizzata da un nome e una descrizione, oltre a data di scadenza e assegnatario.

Ma un aspetto chiave di questa funzionalità è la possibilità di collegare un’attività a una prenotazione, a un profilo cliente oppure anche ad un preventivo, consentendo di contestualizzare l’azione e di accedere rapidamente alle informazioni correlate.

Esempi di utilizzo delle “Attività”

Gli utilizzi di questa funzionalità sono molteplici, ciascun hotel può costruirci sopra i propri processi, tuttavia possiamo contestualizzarne l’utilizzo con alcuni esempi.

Mario, responsabile ufficio booking dell’hotel, ha appena inviato un preventivo importante ad un potenziale cliente che ha richiesto una quotazione per un soggiorno di gruppo.

Mario sa che il giorno successivo sarà il collega Andrea a gestire le comunicazioni con i clienti. Per non rischiare che il preventivo venga trascurato, Mario crea un’attività in Slope con il nome “Follow-up preventivo Sig. Rossi”, la assegna ad Andrea e inserisce nella descrizione: “Contattare il Sig. Rossi per verificare la ricezione del preventivo e rispondere ad eventuali domande“.

In questo modo, Andrea troverà l’attività già programmata nella sua agenda digitale e potrà gestire la comunicazione con il cliente in modo tempestivo ed efficiente.

Slope non si limita a gestire le attività ordinarie, ma può essere utilizzato anche per  migliorare l’esperienza del cliente con piccoli gesti che fanno la differenza.

Ad esempio, se un ospite festeggia il compleanno durante il suo soggiorno, il receptionist può creare un’attività con il nome “Auguri Sig.ra Verdi”, assegnandola a se stesso o ad un collega, e inserire nella descrizione “Consegnare un omaggio in camera 105 per il compleanno della Sig.ra Verdi“.

Un piccolo dettaglio che contribuisce a rendere il soggiorno indimenticabile.

A volte, la gestione di una prenotazione può presentare delle criticità che richiedono l’intervento di più operatori.

Ad esempio, se durante il check-out emerge un problema con il pagamento, il receptionist può creare un’attività in Slope con il nome “Verifica pagamento prenotazione Sig. Neri“, assegnandola al responsabile amministrativo e descrivendo nel dettaglio la problematica riscontrata.

In questo modo, il collega del turno successivo avrà tutte le informazioni necessarie per gestire la situazione e risolvere il problema in modo efficace.

Come dimostrano questi esempi, le Attività di Slope si adattano alle diverse esigenze operative dell’hotel, offrendo uno strumento flessibile e potente per organizzare il lavoro, ottimizzare la comunicazione interna e garantire un servizio di alto livello alla clientela.

In questo modo, l’intera organizzazione alberghiera beneficia di un flusso di informazioni chiaro e preciso, che contribuisce a migliorare la qualità del servizio offerto e a garantire la massima soddisfazione del cliente.

Vantaggi per l’organizzazione alberghiera:

L’introduzione delle “Attività” in Slope offre molteplici vantaggi:

• Efficienza operativa: elimina la necessità di utilizzare supporti cartacei o di affidarsi alla comunicazione verbale, riducendo il rischio di errori e dimenticanze.
• Organizzazione centralizzata: tutte le attività sono registrate e gestite all’interno di un unico sistema, accessibile a tutti gli operatori autorizzati.
• Tracciabilità e monitoraggio: è possibile verificare lo stato di avanzamento di ogni task e individuare eventuali ritardi o criticità.
• Comunicazione interna ottimizzata: il sistema di assegnazione e notifica delle attività facilita la collaborazione tra i diversi reparti.

Attività o Report? Scegli lo strumento giusto per ogni comunicazione.

È importante sottolineare che le Attività non sono l’unico strumento di comunicazione interna che può essere utilizzato dall’hotel.

Per le comunicazioni di routine e le informazioni generali, come ad esempio la preparazione dei reparti, Slope mette a disposizione i Report giornalieri chiamati “PREPARAZIONI”.

Qual è la differenza tra attività e report preparazioni?

Le Attività sono ideali per assegnare task specifici a operatori individuali, con scadenze e priorità definite.

Ad esempio, “Contattare il Sig. Rossi per preventivo” o “Verificare il guasto in camera 302“. Mentre i Report giornalieri di preparazione, invece, forniscono una panoramica completa sulle attività della giornata ai diversi reparti, come housekeeping e ristorazione.

Questi report, generati automaticamente da Slope, includono informazioni essenziali come il numero di ospiti, le presenze previste al ristorante, eventuali intolleranze o allergie alimentari, e altre note specifiche per ogni reparto.

Come spesso accade nella gestione d’impresa e alberghiera non esiste un metodo di comunicazione “universale”.

La scelta tra Attività e Report dipenderà dal tipo di informazione da trasmettere e dal livello di dettaglio richiesto.

Slope: software gestionale cloud tutto in uno per hotel

L’obiettivo di Slope non si limita a fornire un semplice software gestionale, ma a creare un vero e proprio ecosistema digitale che semplifica e rende più efficiente il modo di lavorare in hotel.

Con l’introduzione delle Attività, Slope offre uno strumento potente per ottimizzare la comunicazione interna, migliorare l’efficienza tra i reparti e garantire un flusso di lavoro fluido e senza intoppi.

Dalla gestione delle richieste degli ospiti alla comunicazione tra front-office e housekeeping, fino al coordinamento con il reparto manutenzione e ristorante, Slope mette a disposizione un sistema integrato che azzera le barriere comunicative e promuove la collaborazione tra team e persone che lavorano in hotel.