{"id":20484,"date":"2022-01-12T10:14:08","date_gmt":"2022-01-12T09:14:08","guid":{"rendered":"https:\/\/slope.it\/staging\/?p=20484"},"modified":"2025-07-15T12:26:54","modified_gmt":"2025-07-15T10:26:54","slug":"gruppi-in-hotel-come-gestirli-dalla-prenotazione-al-check-in","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/slope.it\/staging\/2022\/01\/12\/gruppi-in-hotel-come-gestirli-dalla-prenotazione-al-check-in\/","title":{"rendered":"Gruppi in hotel: come gestirli dalla prenotazione al check-in"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La gioia e l\u2019appagamento dell\u2019albergatore che \u201cbecca\u201d un <strong>gruppo<\/strong> non hanno assolutamente prezzo. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Pensiamo a quelle email di richiesta informazioni a cui spesso ci troviamo a rispondere: formattate male e sulle quali nutriamo speranza zero perch\u00e9 sono state spesso inviate a <strong>decine<\/strong> &#8211; <strong>se non centinaia<\/strong> &#8211; <strong>di strutture<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ora immaginiamo di ottenere un riscontro positivo al nostro preventivo. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bingo, ce l\u2019abbiamo fatta! Il gruppo \u00e8 preso e la struttura occupata al completo o quasi.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ce la godiamo per un attimo e poi\u2026BOOM, il pensiero che rovina tutto: \u201c<em>Ma come lo gestiamo adesso questo gruppo<\/em>?\u201d. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Calma e sangue freddo, adesso lo vediamo insieme!<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Prima di tutto un gruppo \u00e8 s\u00ec, difficile da gestire ma pu\u00f2 essere una grande opportunit\u00e0 per la struttura, specie se in momenti di bassa affluenza.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Cominciamo con il riportare nero su bianco i dettagli e a inviare per email un riepilogo con tutte le tariffe, i trattamenti proposti e le condizioni di prenotazione cos\u00ec da avere un quadro completo di ci\u00f2 che \u00e8 stato richiesto.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Assicuriamoci di <strong>individuare bene un capogruppo<\/strong> e richiediamo una conferma scritta di quanto inviato.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">L&#8217;abc: acconto e rooming list<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u00c8 buona norma chiedere un <strong>acconto di conferma<\/strong> cos\u00ec da scongiurare l\u2019ipotesi che &#8211; qualora vi fossero impedimenti &#8211; la struttura non ricavi proprio nulla.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Possiamo specificare che il pagamento non \u00e8 rimborsabile per tutelarci al meglio ma, se vogliamo essere flessibili, offrire la possibilit\u00e0 di mantenerlo attivo per un soggiorno successivo. <br>In questi ultimi due anni mi \u00e8 capitato pi\u00f9 di una volta che gruppi non potessero venire, ma anche di aver trovato un accordo grazie a questo escamotage.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Rassicuriamo l\u2019ospite: quanto versato non verr\u00f2 perso e noi saremo lieti di poterli ospitare una volta trovata la quadra.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Richiediamo subito una <strong><a href=\"https:\/\/slope.it\/staging\/2022\/02\/11\/hotel-rooming-list-che-cose-e-come-sfruttarla-al-meglio\">rooming list<\/a><\/strong>, ovvero un documento costituito da una tabella che indichi chiaramente:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>quante e quali tipologie di camere saranno occupate<\/li>\n\n\n\n<li>il numero di adulti e bambini negli alloggi<\/li>\n\n\n\n<li>il trattamento scelto giorno per giorno e il relativo costo<\/li>\n\n\n\n<li>indicazioni sui pasti che gli ospiti consumeranno<\/li>\n\n\n\n<li>estremi del documento del capogruppo e generalit\u00e0 dei componenti<\/li>\n\n\n\n<li>ulteriori note che aiutino il front desk ad assegnare gli alloggi<\/li>\n\n\n\n<li>in calce, le <a href=\"https:\/\/slope.it\/staging\/2021\/02\/10\/condizioni-di-prenotazione-hotel-cosa-sono-e-come-impostarle\/\">condizioni di prenotazione<\/a> (magari le abbiamo gi\u00e0 inserire ma repetita iuvant) che applicheremo, il costo totale e gli aggiornamenti che di volta in volta apporteremo alla prenotazione<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Andiamo ad assegnare gli alloggi cercando di essere pi\u00f9 fedeli possibile alle richieste del cliente. <br>Procediamo con il condividere il documento (Google Drive o Dropbox sono ottimi alleati in questo) e rendiamo partecipe il capogruppo di ogni singola modifica.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Inviamo una <strong>email di conferma<\/strong> e cerchiamo di anticipare le esigenze del gruppo.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/slope.it\/staging\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/Rooming-List-Hotel-Slope.png\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"913\" src=\"https:\/\/slope.it\/staging\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/Rooming-List-Hotel-Slope-1024x913.png\" alt=\"Rooming List Hotel Slope\" class=\"wp-image-21146\" srcset=\"https:\/\/slope.it\/staging\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/Rooming-List-Hotel-Slope-1024x913.png 1024w, https:\/\/slope.it\/staging\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/Rooming-List-Hotel-Slope-300x267.png 300w, https:\/\/slope.it\/staging\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/Rooming-List-Hotel-Slope-768x684.png 768w, https:\/\/slope.it\/staging\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/Rooming-List-Hotel-Slope-1536x1369.png 1536w, https:\/\/slope.it\/staging\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/Rooming-List-Hotel-Slope-2048x1825.png 2048w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Come gestire al meglio il check-in di gruppi di ospiti in hotel<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Il momento del check-in \u00e8 finalmente arrivato! <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Qui abbiamo tre possibilit\u00e0:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>compilare manualmente la prenotazione con i dati degli ospiti gi\u00e0 inseriti precedentemente nella rooming list per evitare code all\u2019arrivo;<\/li>\n\n\n\n<li>inviare un modulo per il <strong><a href=\"https:\/\/slope.it\/staging\/2025\/05\/12\/check-in-alberghiero-come-velocizzare-la-registrazione-degli-ospiti\/\">check-in online<\/a><\/strong> attraverso il software gestionale cos\u00ec da permettere al capogruppo di effettuare l\u2019operazione in totale autonomia e agevolare il nostro lavoro di reception;<\/li>\n\n\n\n<li>accogliere il gruppo fisicamente ed effettuare il check-in al momento dell\u2019arrivo.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Personalmente mi sento di consigliare la <strong>seconda opzione<\/strong> poich\u00e9 comporta meno margine di errore e meno lavoro al front desk, ma se proprio risultasse impossibile anche le altre due opzioni possono essere praticabili.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Se abbiamo optato per la terza, al momento dell\u2019arrivo l\u2019unione fa la forza: se fosse possibile avere due addetti al ricevimento si pu\u00f2 creare una sorta di catena di montaggio nello spazio della reception cos\u00ec da agevolare le procedure. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Uno si potrebbe occupare di prendere i documenti e registrarli, l\u2019altro di consegnare la chiave in modo tale da velocizzare il tutto e non andare in burnout \ud83e\udd2f.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Altro consiglio importante: mettersi subito d\u2019accordo per le modalit\u00e0 di pagamento! <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u00c8 raro ma alcuni gruppi potrebbero voler pagare le quote separate. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In questo caso ci viene in aiuto un <strong>buon software<\/strong> <strong>gestionale come Slope<\/strong> capace di \u201csplittare\u201d i conti e che far\u00e0 tutto al posto nostro. Altrimenti la soluzione \u00e8\u2026calcolatrice alla mano e tanta pazienza.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Cerchiamo di mantenere la calma anche di fronte alle tante persone che arrivano (sembra scontato ma pu\u00f2 non essere facile, specie se al tutto uniamo il grande numero di richieste nel caos dell\u2019arrivo) e creiamo un ambiente di accoglienza ordinato.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Il rapporto con il capogruppo e l&#8217;oppurtunit\u00e0 di fidelizzazione<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Relazioniamoci per quanto possibile con il <strong>capogruppo<\/strong> che solitamente possiede un numero di informazioni maggiore e pi\u00f9 complete e offriamo lui\/lei la possibilit\u00e0 di contattarci per qualsiasi evenienza:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Qui posso consigliare un numero <strong><a href=\"http:\/\/whatsapp\">WhatsApp Business<\/a><\/strong> (lavorativo, MAI personale) cos\u00ec da poter venire incontro a ogni tipo di esigenza.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ricordiamoci che spesso i capogruppi possono decidere di tornare a trovarci sia con lo stesso seguito che con altri membri: sfruttiamo l\u2019occasione per creare un collegamento e, se intuiamo la possibilit\u00e0 di una collaborazione, chiediamo un recapito per poter inviare un tariffario dedicato. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nulla \u00e8 pi\u00f9 importante della creazione di una rete, specie de pu\u00f2 salvarci da periodi di bassa affluenza.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-css-opacity is-style-wide\"\/>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Siamo arrivati alla fine di questo articolo. Mi auguro che ti sia piaciuto e che tu possa trarne qualche piccolo spunto nella gestione dei gruppi in futuro. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mi piacerebbe anche sapere cosa ne pensi, se ti \u00e8 stato utile e se credi ci sia da aggiungere qualcosa in merito all&#8217;accoglienza dei gruppi. Faccelo sapere nei commenti cos\u00ec lo renderemo ancora pi\u00f9 interessante!<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Alla prossima e buon lavoro! \ud83d\udece<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-css-opacity is-style-dots\"\/>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Federico Baglioni<\/strong> &#8211; <a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/federico-baglioni-14896b205\/?originalSubdomain=it\">LinkedIn<\/a>&nbsp;| <em>Direttore Hotel Donnini Assisi.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La gioia e l\u2019appagamento dell\u2019albergatore che \u201cbecca\u201d un gruppo non hanno assolutamente prezzo. 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