Check-in online hotel: come velocizzare la registrazione ospiti

Per albergatori ed addetti al front desk diventa sempre più importante semplificare e velocizzare le procedure di check-in hotel, andando ad accelerare e automatizzare le procedure di registrazione dell’ospite al momento del suo arrivo in hotel.

Come avviene un normale check-in in hotel

Quando un ospite arriva fisicamente in hotel, inizia la procedura di accoglienza ed i saluti di rito, si chiede al cliente il proprio documento di identità per procedere alla registrazione ed assolvere così agli obblighi di legge per quanto riguarda segnalazioni ISTAT e schedine alloggiati al portale Alloggiati. 

Successivamente alla trascrizione di tutte le informazioni del documento questo viene riconsegnato all’ospite insieme alla chiave dell’alloggio dove soggiornerà. 

Gli addetti ai lavori sanno bene che questa procedura, specialmente nei periodi di alto afflusso con gruppi di ospiti, può creare dei tempi di attesa medio/lunghi che possono causare delle code all’interno della hall della struttura. 

Check-in online: come velocizzare la registrazione ed evitare le file

Una procedura che può essere messa in atto al fine di velocizzare le procedure del check-in alberghiero è quella di offrire al cliente la possibilità di effettuare la propria registrazione da casa tramite il “check-in online”.

Questa operazione viene già richiesta da parte delle compagnie aeree ai propri viaggiatori oramai da molti anni.

Alcune compagnie aeree addirittura “puniscono” quei viaggiatori che non fanno la registrazione prima di recarsi in aeroporto facendo pagare supplementi e penali.

Cerchiamo quindi di capire come funziona la registrazione online di un cliente che ha prenotato un soggiorno presso la nostra struttura ricettiva.

In fase di prenotazione l’ospite riceve un’email o un messaggio WhatsApp con la conferma e il riassunto di quanto acquistato, in questo contesto si offre al cliente l’opportunità di effettuare il check-in online inserendo i propri dati del documento tramite telefono o computer.

Scopo del check-in online è quello di effettuare una registrazione più veloce in struttura, per il receptionist sarà sufficiente verificare l’esattezza dei dati inseriti dal cliente.

Attraverso il modulo del check-in online è possibile inserire tutti quei dati che vengono richiesti normalmente in fase di registrazione e che richiedono molto tempo per essere trascritti. 

Così facendo al momento dell’arrivo in struttura il viaggiatore dovrà presentare il proprio documento d’identità al receptionist che si ritroverà a ricontrollare rapidamente l’esattezza dei dati.

Attraverso il check-in online è possibile inserire: 

• dati ospite (nome, cognome, sesso, tipologia di ospite); 
• luogo e data di nascita dell’ospite;
• informazioni documento d’identità (tipologia documento, numero, data scadenza, luogo emissione);
• orario di arrivo previsto in struttura.

Oltre all’email di conferma prenotazione possiamo sfruttare altri momenti del “customer journey” del cliente per chiedergli di registrare il proprio documento. 

Ad esempio possiamo pensare di impostare delle email di pre-stay (pre-soggiorno) che vengono inviate in automatico prima dell’arrivo del cliente in struttura, in queste email inviamo all’ospite informazioni circa il suo soggiorno e lo invitiamo a guadagnare tempo effettuando il check in online anticipato.

Ecco un esempio.

Un’app per leggere i documenti degli ospiti

Un’altra strategia per semplificare al massimo la registrazione degli ospiti è quello di dotarsi di un lettore documenti.

Stiamo parlando di un un lettore di documenti d’identità elettronici e passaporti che sia in grado di leggere le informazioni contenute del documento ed inviarle in forma digitale direttamente nel PMS.

iD Scan by Slope trasforma un normale smartphone in un lettore d’identità per hotel, senza il bisogno di dover acquistare hardware aggiuntivi. 

Quello che il receptionist andrà a fare per scansionare un documento d’identità sarà: 

1. inquadrare il documento d’identità elettronico con la fotocamera del telefono;
2. avvicinare il documento d’identità elettronico al telefono per permettere la lettura delle informazioni dal chip
3. inviare i dati del cliente direttamente al gestionale Slope

L’applicazione è scaricabile gratuitamente dall’App Store (Apple iOS) e dal Play Store (Android).